Realizar uma boa gestão de custos é fundamental, uma vez que é possível estimar e administrar os custos detalhados, estabelecer margens de rentabilidade e precificar corretamente os produtos ou mercadorias a partir delas.
Isso porque, para se manterem vivas e principalmente competitivas, num mundo cada vez mais veloz, as empresas necessitam, numa escalada sem precedentes, de informações assertivas, e rápidas para suporte ao processo decisório.
Dentre essas decisões, as relacionadas a otimização de custos, são extremamente relevantes para trazerem vantagem competitiva frente aos outros players do mercado.
Para que haja essas decisões estratégicas é fundamental conhecer os números do negócio.
Cenário da gestão de custos no mundo empresarial
Feita essa contextualização, é importante destacar que diversas empresas não possuem uma boa gestão de custos.
Isso porque, acreditam que seria necessário grandes investimentos para formação desse processo, o que é um mito.
Atualmente existem várias formas de se aplicar essa estratégia, sem que esta impacte em necessidade de grandes investimentos financeiros.
Algumas das possibilidades são:
- contratação de serviços terceirizados para este fim , como o BPO;
- Utilização de ferramentas de inteligência de dados (B.I.; RPA; etc) que após implantadas de forma criteriosa podem trazer informações tempestivas e relevantes.
O que é Gestão de Custos?
A Gestão de Custos é o gerenciamento inteligente dos gastos, o que permite que as empresas conheçam em detalhe os seus números e assim entendam com maior nível de detalhe o negócio.
Dessa forma, tornam-se capazes de identificar e implementar oportunidades de melhorias e redução dos gastos para alavancar suas margens de resultados ou ainda aumentarem sua participação no mercado podendo oferecer preços mais competitivos.
Os principais benefícios de utilziar a Gestão de Custos são:
- Controle de Custos e investimentos;
- Redução de Perdas;
- Otimização de compras de insumos;
- Gestão de estoques;
- Planejamento de produção e determinação do mix de produtos;
- Administração de preços de vendas.
Como realizar uma boa gestão de custos?
O primeiro passo para uma boa gestão de custos é identificar e registrar todos os gastos de maneira detalhada.
Com esses dados específicos, é possível uma gestão eficiente da aplicação dos recursos e gastos do negócio, em itens como:
- Mão de Obra Direta;
- Mão de Obra Indireta;
- Fornecedores;
- Matéria-prima;
- Manutenção.
A partir dessas informações registradas, é importante desenvolver demonstrativos do negócio, que podem ser:
- DRE,;
- Mapa de Vendas;
- Curva ABC de Clientes;
- Fornecedores etc.
A partir dos demonstrativos, é importante utilizar índices relevantes, tais como: Margem de Contribuição, Ponto de Equilíbrio, Ciclos financeiros e de Estoques dentro outros que forem necessários.
Sendo assim, os mesmos deverão ser apresentados e discutidos em reuniões periódicas sobre os resultados.
Dessa forma, todos têm ciência se os números apresentados estão em acordo com o planejamento, ou se há necessidade de intervenções para correção de desvios.
O que você precisa entender para uma boa Gestão de Custos?
Para que seja possível realizar uma boa gestão de custos, é necessário ter domínio de 4 fatores principais.
Entenda-os abaixo!
Gastos
É todo sacrifício que uma empresa arca para obter um bem ou serviço. Investimentos, custos e despesas são exemplos de gastos.
Investimentos
São gastos em bens ou serviços com expectativa de geração de benefícios econômicos futuros, como aquisição de máquinas e equipamentos para aumentar a eficiência produtiva.
Despesas
Por definição, são aqueles gastos que a empresa precisa para manter sua estrutura funcionando, normalmente associados a administração da empresa. As despesas podem ser fixas ou variáveis:
- Despesas Fixas: não variam com o volume produzido ou vendido, como por exemplo, materiais de escritório;
- Despesas Variáveis: variam em função do volume produzido ou vendido, como por exemplo, comissão sobre as vendas.
Custos
Os custos são todos e quaisquer gastos diretamente relacionados com a operação da empresa, como a aquisição de matéria prima, mão de obra e manutenção. Os custos podem ser fixos, variáveis, diretos e indiretos.
- Custos fixos: invariáveis em função do volume produtivo;
- Custos variáveis: dependem do volume de produção ou da prestação de serviço;
- Custos diretos: podem ser identificados facilmente no produto (materiais, insumos e mão de obra);
- Custos indiretos: não estão diretamente ligados aos produtos ou serviços, são adjacentes (limpeza, manutenção, logística, energia elétrica).
Com todas essas informações em mãos, é hora de realizar a análise desses dados, seguindo o passo a passo:
Tendo as premissas anteriores como base, e como já colocado, é necessário identificar e registrar todos os gastos, o que é custo e posteriormente separar os custos fixos dos custos variáveis, estes podendo ser: variável direto e indireto, e evidenciando a representatividade percentual de cada grupo na formação dos custos;
Logo após, é necessário determinar os gastos caracterizados como despesas, destacando as despesas fixas e as despesas variáveis e a expressividade na realização da operação da organização;
Tendo essa organização das informações é possível promover maior gerenciamento de despesas e aplicação dos recursos da forma mais otimizada possível.
É, inclusive, imprescindível à gestão de custos para a estruturação de um planejamento orçamentário e seu respectivo acompanhamento versus o realizado.
Investir em tecnologias para centralizar as informações
Investir em soluções tecnológicas para automatizar processos e realizar uma gestão integrada de diferentes áreas do negócio é um ótima opção para controlar as informações da companhia e obter relatórios detalhados de forma ágil e tempestiva.
Isso porque, é possível ter acesso a dados sobre suas movimentações financeiras, vendas, gestão de estoques e de custos, entre outras informações, de maneira rápida e eficiente.
Estabelecer metas e indicadores de Gestão de Custos
A organização dos custos promove um controle mais assertivo das operações financeiras possibilitando a melhoria contínua de processos e definição de metas.
Para tanto, é necessário conhecer profundamente a organização, a fim de promover atividades de planejamento, execução, controle, avaliação e de aplicação de medidas corretivas.
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A falta de planejamento e gestão do negócio tem levado empresas a descontinuarem suas atividades nos primeiros anos de vida.
O mundo empresarial tem exigido cada vez mais que as empresas atuem em um ambiente veloz, inovador, de contínuo desenvolvimento tecnológico e com processos de gestão avançados.
Uma boa Gestão de Custos é vital para a saúde financeira do negócio.
Portando, conhecer a estrutura de custos é essencial para qualquer empresa que deseja concentrar seus esforços numa gestão estratégica que resulte em crescimento sólido e sustentável com oportunidades no mercado e ganhos para organização.
É essencial investir em quem pode te auxiliar na melhor condução do seu negócio. A Alianzo possui especialistas em Gestão de Custos. Fale com um dos nossos especialistas e faça a melhor escolha para seu negócio.