Dentre os grandes desafios que empresários possuem, aliar redução de custos com eficiência operacional pode ser considerado o maior deles. Como solução, encontramos com recorrência a terceirização de serviços, tendo a terceirização contábil como destaque pela ampla gama de benefícios que traz consigo. 

A terceirização da contabilidade não se trata apenas de uma terceirização qualquer. Sua extensão e influência assumem papel de grande importância para uma gestão mais assertiva, representando um excelente custo-benefício a empresários. 

Veremos a seguir o que é a terceirização da contabilidade, como funciona, vantagens e benefícios.

Além disso, vamos  desmistificar algumas situações que geram receio aos empresários em fazer a migração para este formato, que vem sendo implantado crescentemente em empresas, trazendo resultados significativos. 

O que é terceirização de contabilidade? 

Também conhecida pela sigla BPO (Business Process Outsourcing) Contábil, a terceirização contábil consiste na delegação parcial ou total das atividades de contabilidade.  

Ela se dá través da contratação de um profissional externo, ou de uma empresa especializada no segmento, compreendendo serviços nas áreas contábil, fiscal e de departamento pessoal. 

Como funciona a terceirização contábil?

O processo de terceirização da contabilidade funciona de maneira simples. 

O empresário, ao observar a necessidade de um apoio especializado em serviços de contabilidade, busca os trabalhos de uma empresa especializada nesta área. 

Entretanto, antes de prosseguir com a escolha do prestador adequado, o empresário deve avaliar se a terceirização faz sentido para seu negócio. Caso a empresa opte pela terceirização, é importante analisar se as atividades a terceirizar serão de forma parcial ou total. 

Verificados estes pontos, é hora de prosseguir com a pesquisa de empresas confiáveis que detém a expertise necessária, também considerando alguns aspectos relevantes, tais como:  

• reputação no mercado; 
• nível técnico; 
• suporte ao cliente; 
• escalabilidade de atendimento; 
• relação custo-benefício. 

Após as devidas análises e escolha da empresa ideal para a terceirização da contabilidade, o empresário terá condições de dedicar mais tempo nas estratégias e planejamentos inerentes à atividade-fim de seu negócio. 

Vantagens da terceirização contábil

A terceirização contábil traz consigo uma série de vantagens, dentre as quais podemos destacar: 

Redução de custos operacionais 

Logo de início, o empresário pode notar a redução de despesas com estrutura, licenças, equipamentos, treinamentos, salários, benefícios e encargos trabalhistas que, antes, faziam parte de um departamento contábil próprio. 

Ter o parceiro certo na contabilidade ajuda a empresa a diminuir gastos, porque: 

• Evita juros e multas por atrasos;
• Identifica formas de diminuir a cobrança de impostos;
• Permite recuperar quantias de impostos que foram pagos a mais. 

Acesso a especialistas contábeis 

Além da vantagem financeira, a terceirização contábil também proporciona o acesso a profissionais de alta performance e nível de qualificação técnica.  

Pode-se dizer que os especialistas contábeis são essenciais para a segurança das informações nos serviços prestados, para o suporte oferecido e zelo do bem-estar dos negócios. 

Foco nas atividades principais do negócio 

Um prestador de terceirização contábil que oferece segurança e apoio, facilita a rotina da gestão, liberando tempo para que os donos e gestores se dedique a estudar e adotar estratégias importantes para impulsionar o negócio.

Quais serviços podem ser terceirizados em contabilidade? 

Ao terceirizar a contabilidade, o prestador de serviço pode oferecer à empresa contratante diversos serviços das áreas contábil, fiscal e de departamento pessoal. 

Vejamos alguns exemplos, importância e serviços desenvolvidos de cada uma dessas áreas: 

Contábil 

A parte contábil de uma terceirização, é a que se encarrega de acompanhar as movimentações financeiras e patrimoniais da empresa. Através da elaboração de diversos demonstrativos, fornece grande auxílio para a gestão financeira da empresa.  

Entre os vários serviços realizados por este setor estão: 

• A construção de Demonstrações Contábeis (DRE, DMPL, DFC, DRA, Balanço Patrimonial);  

• Emissão de balancetes mensais e anuais; elaboração e transmissão da ECD (Escrituração Contábil Digital). 
• Parceria estratégica para tomada de decisão;

Com a terceirização destas atividades, a aplicação de recursos passar a ser mais eficiente. Somado a isso, é possível reestruturar processos internos para garantir informações cada vez mais precisas junto ao administrativo da empresa. 

Contabilidade fiscal 

Por sua vez, a parte fiscal é responsável por efetuar as apurações de tributos e cumprimento das respectivas obrigações acessórias nas esferas municipal, estadual e federal. A contabilidade fiscal, é, ainda, responsável por zelar do compliance fiscal perante o Fisco em seus vários âmbitos. 

Sendo assim, a apuração de tributos , como: ICMS, IPI, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL – elaboração e transmissão das escriturações fiscais (EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, EFD-Reinf, ECF) e verificação de pendências em malhas fiscais, também estão entre as atividades realizadas pela área fiscal. 

Com a terceirização, as rotinas fiscais são executadas com mais precisão. Evitando, assim, complicações junto ao Fisco com o cumprimento de obrigações e dispêndio desnecessário com juros/multas.

Adicionalmente, também é possível estabelecer estratégias para buscar diminuir a carga fiscal de maneira legal e segura.

Departamento Pessoal 

Já a terceirização de departamento pessoal visa o devido cumprimento das obrigações trabalhistas.

Seu objetivo é oferecer eficiência na gestão de pessoal, além de orientar a gestão no que tange às legislações trabalhistas e previdenciárias. 

Suas atividades envolvem:

• Cálculos de pagamentos de salários;
• Rescisões, férias e 13º salário;
• Transmissão do eSocial e demais obrigações de cunho trabalhista/previdenciário. 

Após implantar a terceirização, a empresa pode evitar equívocos quanto ao cumprimento de obrigações na esfera trabalhista, fortalecendo sua imagem de seriedade e transparência quanto a cumprimento de obrigações laborais frente aos seus colaboradores. 

Como escolher uma empresa de terceirização contábil? 

A escolha do prestador tem papel crucial, por afetar diretamente o funcionamento da empresa. Portanto, alguns critérios devem ser observados. 

Experiência e especialização 

Um prestador com experiência no segmento da empresa garante mais segurança na terceirização. Uma empresa especializada pode, ainda, avaliar se o negócio potencial de crescimento para outras áreas, como um comércio que passa a oferecer serviços.

E devido à complexidade do sistema tributário, é fundamental prezar para empresas com profissionais qualificados. Eles acompanham as atualizações da lei, agem de forma preventiva e mantêm o negócio em conformidade com a legislação. 

Tecnologia e segurança 

Mais do que ofertar serviços de contabilidade, o prestador deve utilizar e dispor de tecnologias para otimização. Sendo de responsabilidade do prestador, o bom desempenho de atividades que garantem o sigilo das informações, como ERPs, BIs, RPAs.  

Essas soluções evitam o compartilhamento indevido de dados com terceiros fora da parceria entre empresário e prestador.  

O ideal é contar com um prestador que cuide da segurança das informações e que busque sempre formas de reduzir o tempo nas tarefas contábeis, indo além do básico operacional. 

Acompanhamento e suporte

Sobretudo, o prestador deve oferecer um suporte ágil para tirar dúvidas e esclarecer pontos importantes. Esse atendimento rápido faz toda a diferença no dia a dia da empresa. 

De forma adicional, ele precisa ajudar nas tomadas de decisão, transmitindo confiança e segurança. No entanto, isso só é possível quando há um acompanhamento assertivo dos prazos e da qualidade das entregas contábeis. 

Mitos comuns sobre a terceirização contábil

A terceirização é um passo importante para o empresário, mas alguns mitos ainda atrapalham essa decisão.  

Por isso, é importante esclarecer esses pontos e mostrar que muitas dessas preocupações podem não ser reais.  

Veja alguns exemplos:  

Perda de controle financeiro 

Embora seja uma preocupação comum, a perda do controle financeiro não é uma verdade, pois a empresa mantém o controle das operações financeiras.  

A terceirização contábil surge para agregar qualidade nos controles e acompanhamentos, inclusive, sugerindo melhorias aos gestores para aumentar a eficiência nos processos e controles financeiros. 

Segurança dos dados financeiros 

Apesar de ser outro mito comum, é natural haver uma preocupação com a segurança dos dados financeiros, informações de cunho sensível e confidencial. 

Entretanto, ao firmar a parceria com uma empresa confiável e responsável, pode-se estabelecer cláusulas contratuais quanto à confidencialidade destas informações, assegurando o sigilo das mesmas.

Ademais, empresas de confiança utilizam tecnologias que restringem o acesso e compartilhamento destas informações, garantindo ainda mais proteção aos dados financeiros da empresa.

Casos de sucesso de terceirização contábil

Entre os clientes da Alianzo, o Grupo Kothe iniciou sua parceria por meio do BPO Contábil e Fiscal. Na época, enfrentava desafios como a ausência de fechamento contábil e a indisponibilidade das informações em tempo hábil.

Essas limitações dificultavam a análise gerencial, atrasavam a tomada de decisões e geravam insegurança entre os stakeholders quanto à confiabilidade das informações apresentadas.

Com a adoção do BPO Contábil e Fiscal da Alianzo, o alinhamento de expectativas direcionou uma atuação mais focal e assertiva, resultando em:

• Fortalecimento da transparência no relacionamento entre sócios e diretores, promovendo o crescimento estratégico;
• Posicionamento mais claro e objetivo frente ao mercado, abrindo espaço para novas oportunidades;
• Maior segurança no planejamento de expansão dos negócios.

Esse case de sucesso demonstra como uma contabilidade estratégica, aliada a uma gestão efetiva, pode transformar os resultados de uma empresa. Ao contar com o suporte especializado da Alianzo, nossos clientes conquistam mais segurança, clareza e agilidade nas decisões.

Quer ver como isso aconteceu na prática? Assista ao vídeo do case completo e entenda como a Alianzo transformou a rotina contábil e estratégica do Grupo Kothe.