Em um mercado cada vez mais competitivo, é natural haver uma incessante busca por resultados por meio de operações que implementam padrões de qualidade e otimização da produção de produtos ou execução de serviços, o que a gestão de processos pode contribuir diretamente.
Naturalmente, isso faz com que as empresas busquem adequar-se aos níveis de exigência cada vez mais desafiadores para se manterem no topo. É isso que explicaremos neste artigo.
Organizar os fluxos de trabalho em sincronia com o tempo de execução, insumos e entregas requerem um nível de planejamento considerável, além de sistematização das atividades como a sequência de seus processos.
Esses fatores se tornam determinantes como diferencial de uma empresa que emprega a gestão corretamente.
Em 2020 a Association of Bussines Process Management Professionals International, em artigo publicado na revista BPM Scientific Magazine, salientou que organizações com um BPM Office (ou seja, adotam práticas de gestão por processos) beneficiam-se com resultados concretos de suas iniciativas, resultando em melhor desempenho global.
Os estudos também indicam uma correlação entre o sucesso de um projeto de BPM com a existência de uma equipe dedicada, seja em uma BPM Office ou uma configuração equivalente.
O que é Gestão por processos?
Na literatura clássica há várias definições diferentes, mas o que todas elas têm em comum é a consonância com uma relação de entradas, processo de transformação e saída.
Vejamos exemplos para a definição de “processos” citados por PALADINI (2009):
- Processo é uma sequência de atividades organizadas que transformam as entradas dos fornecedores em saídas para os clientes, com valor agregado gerado pela unidade;
- Processos é um conjunto de causas que geram um ou mais efeitos;
- Uma atividade repetitiva ou uma série de atividades que transformam um conjunto definido de entradas em saídas mensuráveis, o qual a empresa tem a necessidade de gerenciar e medir sua execução;
- A gestão por processos, como o nome sugere, é a gestão da organização de acordo com seus processos críticos, basicamente. Em suma, a organização passa a ser orientada por seus processos.
Nas organizações todo o fluxo que caminha de demandas do início nas cadeias de fornecedores até o cliente se caracteriza como parte da análise.
Seja nos dois sentidos do fluxo, visto que se caracterizam por sistemas abertos aqueles que interagem com sistemas externos à organização, ou seja, todos os processos produtivos que se conectam com o sistema em questão.
Por que a gestão por processos é importante?
Com a revolução da tecnologia, se tornou necessário a expressão dos resultados e da produtividade em sistemas computacionais, pela sabida velocidade com que podem processar dados e pela robustez com que se pode recuperar os mesmos.
Promover a gestão por processos, requerer trabalho das equipes de forma sincronizada e com interações de várias áreas.
Nesse sentido, a cultura do time deverá estar aberta à novos métodos de gestão.
Entretanto, o lado positivo é que devido às formas de expressão dos sequenciamentos serem refletidas nos sistemas computacionais (ERP), isso garante que os dados possam ser produzidos com velocidade e assertividade.
O domínio de um processo e sua gestão correta, podem permitir um gerenciamento escalável dos processos em alguns casos.
Isso faz a diferença no que tange melhorar os indicadores de performance, resultados e qualidade, além de gerar dados que potencializem a busca pela gestão.
Conheça as vantagens da gestão por processos
O Gerenciamento por processos tem benefícios essenciais para a empresa, dentre eles podemos citar que é um processo orientado para o cliente, sempre com a visão e foco no cliente.
Isso é benéfico, pois os esforços são focados no usuário final, desenhados, direcionados para ele.
Ser um produto focado no usuário final significa maior faturamento, tornando a tendência de erros menor.
É um sistema de gerenciamento que propicia segurança na tomada de decisão.
Sendo assim, a empresa se torna orientada aos processos, não às tarefas. Isso significa dizer que fica fácil localizar e cobrar responsabilidades, pois as divisões de tarefas estão delimitadas pelos processos.
Neste caso, o trabalho deve agregar valor, pois as tarefas passam a ter função bem definidas sobre quem tem de fazer o quê.
Há um uso intensivo de tecnologia, e isso resulta em maior controle dos eventos e geração de informação para apoio a decisão, seja operacional, financeiras ou estratégicas.
Quais as fases da gestão de processos na organização?
Existem conceitos bem formados dentro da gestão por processos que sequenciam ações e norteiam as formas de atuação para que tudo ocorra com a máxima eficiência.
Veja a sequência que aplicamos em nossos projetos:
1. Identificação dos processos prioritários
É a fase em que há a seleção dos processos que deverão ser trabalhados, considerando o interesse estratégico da organização em obter resultados desejados. Por exemplo: Aumentar o market-share, aumentar o retorno sobre investimentos, valor unitário das ações, aumentar receitas com exportações, reduzir os custos industriais, reduzir custos de compra, melhorar a capacitação dos recursos humanos. É nessa parte também que se identifica processos chaves e se seleciona os prioritários.
2. Caracterização de melhoria
A segunda etapa passa por uma gestão que trabalhará o aperfeiçoamento dos processos selecionados para a gestão de processos. Essa fase se caracteriza em:
- Atribuição de Responsabilidades pelo processo;
- Enquadramento do processo;
- Identificação das necessidades dos clientes;
- Identificação de indicadores de desempenho;
- Registro de Fluxo do processo;
- Avaliação de Subprocessos;
Seleção dos subprocessos críticos e tipos de melhoria a perseguir.
As etapas 4, 5 e 6 englobam o mapeamento propriamente dito com a produção de elementos visuais que podem gerar entendimento e transformação na organização.
3. Tecnologias para análise de processo
Os Processos de Gestão fazem uso intenso de tecnologias que são direcionados à estrutura organizacional. Existem Tecnologias que são utilizadas para auxiliar no desenho e análises dos cenários organizacionais e que também são instrumentos para Gestão de Processos:
Fluxograma: instrumento ainda bastante utilizado, mas com objetivos rigorosamente diferenciados, ou seja, não são mais limitados à um único processo. O fluxograma é parte da mais recente tecnologia e sua utilização é bastante difundida porque é um instrumento poderoso na gestão de processos, na medida em que é capaz de apresentar o fluxo da informação destacando quem e quais unidades estão envolvidas no processo e quais atividades são pertinentes ao mesmo.
Manuais: ainda hoje em larga escala utilizados, permitem o alcance de resultados ótimos. Os manuais são importantes e são aplicados atualmente em tecnologias tais como Sistemas de Integração. Podem se destacar os Procedimentos Operacionais Padrão que orientam para a delimitação das funções e a forma sobre a qual devem ser executadas. As Políticas, que estabelecem as diretrizes que se aplica numa organização e que ajuda a direcioná-las para seus objetivos.
Gráficos: é uma reconhecida característica dos estudos organizacionais. O Gráfico de Gantt, por exemplo, é um dos mais utilizados, mas a explosão computacional trouxe inúmeras ferramentas novas e a parte visual com os softwares “Power Query” ou as planilhas eletrônicas que permitem associar de forma rápida e eficaz dados a imagens visuais autoexplicativas.
A implementação da Gestão por Processos tornou-se essencial.
Está claro que com a revolução dos processadores e dispositivos de tela, já adentraram o universo tecnológico e são diversos os softwares de apoio a construção de materiais com estes conceitos embarcados.
Seja em pontos individuais, como os pontos apresentados acima isoladamente, seja com o agrupamento de itens por bibliotecas de modelos pré-existentes. Ou seja, a modelagem nos tempos atuais definitivamente não é mais um “problema” no requisito qualidade e tempo de elaboração por parte construtiva. O esforço se torna analítico e indispensável.
Saiba por onde começar
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