Em um mercado suscetível a mudanças, e cada vez mais competitivo, é crucial que as empresas se tornem mais eficientes, produtivas e rentáveis. Nesse cenário, a terceirização do departamento pessoal se torna o braço direito que traz alívio aos empresários.
Em síntese, o departamento pessoal – ou DP, como é popularmente chamado – é o setor que cuida de todo o processo burocrático e legal, ligados aos colaboradores da empresa.
Neste artigo, você vai entender o que é a terceirização de departamento pessoal, como ela funciona, benefícios, dificuldades e porque você deve contratá-la para o seu negócio.
O que é terceirização do departamento pessoal?
O processo de terceirização do departamento pessoal, ocorre quando uma empresa contrata outra para executar o processo burocrático que esse departamento executa.
Todavia, o processo pode ser executado dentro ou fora da própria empresa contratante.
Dessa forma, diz respeito ao profissional de DP desde o cálculo de folha de pagamento, férias, rescisão, até as comunicações como admissões, desligamentos, e cumprimento de prazos que a empresa deve fazer ao governo.
Vantagens da terceirização do departamento pessoal para médias e grandes empresas
A terceirização do departamento pessoal possui diversas vantagens, como redução de custos, otimização de processos, redução de riscos e visão ampla do negócio.
Saiba mais sobre os benefícios do DP abaixo:
Redução de custos
Com a escolha pela terceirização, a empresa contratante perceberá uma redução de custos significativa.
Ao optar pela terceirização, a empresa contratante reduz despesas significativas, pois não precisa arcar com:
Contratação de colaboradores internos especializados;
Treinamentos e capacitação contínua;
Custos fixos como salários e benefícios.
Redução de riscos e conformidade legal
Contratando uma empresa especializada, o empresário terá uma equipe experiente e atualizada, focada em seu negócio, capaz de entender detalhadamente todos os processos, seja ele burocrático ou não.
Ainda, o profissional de DP auxilia a empresa em níveis de governança e tributário, apoiando o negócio a trilhar dentro das conformidades legais.
Acesso à inovação e informação
O DP está sempre em desenvolvimento contínuo, em busca de dados e informações que apoiam o empresário ou gestor em tomadas de decisões.
Por isso, a terceirização de departamento pessoal garante que o time que atende a sua empresa esteja em constante aprendizado e preparado às mudanças rápidas de mercado.
Flexibilidade e escalabilidade
Culturas e processos internos podem ser desafiadores.
Por isso, a terceirização de departamento pessoal busca potencializar os resultados da empresa, direcionando profissionais especializados que seguem e se adaptam às normas internas.
Dessa forma, é importante permitir que o serviço prestado se adeque ao crescimento da empresa ou retração diante do mercado.
Visão ampla do negócio
A terceirização de um departamento — principalmente o DP — vai além de agregar resultados importantes para empresa.
Ela se torna ainda mais eficiente quando o prestador de serviços oferece oportunidades complementares, como soluções tributárias, orientações sobre investimentos e informações estratégicas.
Esses diferenciais contribuem diretamente para o crescimento escalável e sustentável do negócio.
Otimização de processos
Com a adesão da terceirização do departamento pessoal, o gestor de RH, bem como o proprietário da empresa, poderão ter mais tempo e energia para focar em atividades estratégicas como transações e expansões para novos mercados.
Principais cuidados ao terceirizar o departamento pessoal
Toda decisão estratégica requer uma análise criteriosa sobre as ações a serem tomadas. No caso da terceirização do departamento pessoal não é diferente, portanto, é importante garantir que os benefícios superem os desafios.
Confira a seguir alguns desafios da terceirização do DP:
Medo de perder o controle direto
Com informações direcionadas para terceiros, pode transparecer uma menor visibilidade das informações dos processos internos para a empresa. Por isso, é crucial que a sociedade tenha processos bem definidos.
Do mesmo modo, a prestadora do serviço deve conduzir todas as ações com uma comunicação clara, evidenciando o que está sendo executado.
Dependência de terceiros
Ao terceirizar processos, a empresa contratante passa a depender da confiabilidade do prestador, da qualidade das informações e do prazo em que elas são entregues.
Para minimizar esse desafio, uma solução eficaz é a aplicação de SLA (Acordos de Níveis de Serviço), que define padrões claros de entrega e desempenho.
Desafios na comunicação
Para que a prestação de serviços seja eficaz, a comunicação entre as partes precisa ser clara e ágil. A falta de alinhamento pode gerar falhas operacionais e mal-entendidos.
Por isso, é essencial que ambas as partes se comprometam, especialmente a empresa prestadora, que deve orientar e indicar os melhores caminhos para a contratante.
Como escolher uma empresa de terceirização confiável?
É essencial que o empresário avalie a reputação da prestadora, ouvindo clientes que já utilizaram os serviços prestados para entender a qualidade das entregas e resultados.
Ainda assim, é importante analisar se o portfólio da empresa inclui o serviço desejado, além de outras soluções que possam agregar valor e contribuir para o crescimento do negócio.
Processos que podem ser terceirizados no departamento pessoal:
Ao optar pela terceirização do DP, a empresa pode transferir diversas rotinas operacionais para especialistas, garantindo conformidade legal, agilidade nos processos e foco em estratégias internas.
Abaixo, você confere algumas das principais atividades que podem ser delegadas:
Folha de pagamento
A empresa terceirizada realiza o cálculo da folha de pagamento conforme as especificações da Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) vigente, garantindo correção e cumprimento dos prazos.
Obrigações legais e acessórias
Inclui o envio de informações ao e-Social, GFIP, CAGED e outros sistemas exigidos pelo governo, assegurando que a empresa esteja em dia com suas obrigações legais.
Processos trabalhistas e sindicais
A assessoria levanta toda a documentação necessária para processos judiciais e extrajudiciais, além de verificar possíveis pendências junto ao sindicato da categoria.
Atualização da legislação e compliance
A terceirização do DP inclui a análise contínua dos processos internos, com atenção às mudanças na legislação trabalhista.
Para isso, o time especializado atua em conjunto com o jurídico da empresa para adotar as melhores práticas e reduzir riscos e passivos trabalhistas.
Como a terceirização de departamento ajuda a seu negócio a economizar?
Manter os processos alinhados às normas do governo e dentro dos prazos legais evita multas e penalidades.
Nesse sentido, os profissionais especializados acompanham as constantes mudanças na legislação e no judiciário trabalhista, orientando o empresário com estratégias que geram economia e aumentam a segurança nas operações.
Vale a pena terceirizar o departamento pessoal?
Dentre os desafios listados, a principal solução está na comunicação: alinhamentos claros e rápidos podem resolver grande parte das dificuldades que esse processo de terceirização apresenta.
No entanto, os benefícios, assim como os pontos positivos, se sobressaem e, com uma boa parceria, eles podem se potencializar, como:
Redução de custos operacionais e riscos trabalhistas;
Melhoria na comunicação e no acesso à informação para decisões assertivas;
Visão mais ampla do negócio;
Oportunidades de redução tributária;
Adaptabilidade ao porte da empresa.
Portanto, o mais importante é escolher uma empresa que atue como parceira, minimizando riscos e maximizando resultados.
Para saber mais, acompanhe nossos conteúdos semanais ou conheça a Terceirização de Departamento Pessoal da Alianzo e descubra como podemos ajudar sua empresa a crescer com eficiência.
Artigo escrito por Ygor André Carvalho, do time de BPO DP da Alianzo.
