A auditoria externa possui como objetivo dar uma opinião independente sobre as demonstrações contábeis, se estão conforme as normas e leis exigidas por cada setor do mercado brasileiro e mundial e, assim, aumentar sua credibilidade perante grupos de interesse.

Quando feita por um profissional especializado nessa área de atuação e contratado especialmente com essa finalidade, os auditores externos são independentes da administração e no final da auditoria emitem um relatório com a opinião do auditor e os pontos identificados.  

Diante do exposto é normal que empresários, gerentes e outros funcionários, se sintam ansiosos, afinal as políticas e processos da empresa serão avaliados para verificar, por exemplo, se os produtos e serviços prestados pela empresa atendem aos padrões de qualidade e se as regulamentações aplicáveis à atividade estão sendo cumpridas. 

Sendo assim, é considerável realizar medidas efetivas de controle, avaliação e melhoria dos processos internos, sempre visando o cumprimento dos padrões de qualidade e conversão com boas práticas (compliance). 

Além disso, a organização deve provar aos auditores externos que a empresa está em conformidade com os padrões de qualidade, consequentemente, é necessário que a empresa se prepare para essas análises. 

Confira abaixo algumas dicas quem podem ajudar uma empresa a se preparar para uma auditoria:  

1. Realize um plano anual para a auditoria 

A empresa deve buscar aquedar seus processos internos aos padrões definidos pelas normas aplicáveis às suas atividades.
No entanto, isso deve ser realizado não apenas quando a auditoria for agendada, ou seja, se organizando de maneira geral.
Pois são muitos detalhes observados e analisados durante o processo de auditoria, por isso a empresa precisa manter os procedimentos normativos durante o ano todo a fim de ser bem avaliada no relatório final da auditoria.  

Para tanto, deve ser desenvolvido e implementado um plano de ação que descreva tudo o que é necessário para alinhar os procedimentos da empresa aos acordos normativos.

Ressalta-se ainda que todas as partes da empresa precisam ser mobilizadas, ou seja, todos os departamentos precisam de participar.

Em continuidade a este processo também percebemos a necessidade de estabelecer um plano de ação com protocolos que entrarão em operação, com prazos determinados para isso, e é importante a realização de reuniões periódicas para avaliar os resultados deste plano de ação. 

2. Conscientize os colaboradores sobre os procedimentos 

Assim que o plano anual for aprovado, comunique todos os funcionários sobre a auditoria.

Ao compreender as mudanças e o porquê delas, seus funcionários se sentirão mais seguros e cooperativos, sendo fundamental para que a auditoria seja realizada de forma mais tranquila e traga os resultados almejados, pois as mudanças propostas só serão efetivas com o envolvimento e comprometimentos de todos os empregados.  

Por este motivo mantenha sua equipe sempre informada sobre o plano de ação, os procedimentos que serão adotados pela empresa e sobre a importância de observá-los. 

3. Padronize os processos 

Se os processos internos da empresa não forem padronizados, é insustentável manter a qualidade dos serviços e produtos fornecidos pela empresa.

Portanto, a padronização é um dos pilares da gestão da qualidade.  

Dessa forma, prepare um manual contenha a descrição dos objetivos de cada processo e a forma ideal de realizar cada atividade, que deve ser condizente com a realidade da empresa;

Acompanhe a execução do processo em cada área, para auxiliar os colaboradores a acatar o que foi previamente definido no manual de qualidade institucional e acompanhe os resultados das ações para identificar possíveis falhas e ações que possam corrigi-las e assim atender aos padrões de qualidade. 

As auditorias buscam identificar desvios dos padrões estabelecidos.

Logo, os procedimentos internos devem ser formalizados e atuados de forma transparente.

É claro que a criação de manuais internos, treinamento de profissionais e revisões regulares do trabalho podem levar a resultados cada vez mais consistentes do programa.

Essa consistência, quando relacionada à conformidade estabelecida na norma, acaba por tornar as auditorias mais equilibradas, além de reduzir os problemas encontrados.

Se o objetivo de uma auditoria é analisar e identificar desvios dos padrões estabelecidos, nada é mais importante do que padronizar os processos internos. 

4. Crie um cronograma 

A organização é essencial na preparação da auditoria.

Sendo assim, recomenda-se desenvolver um cronograma e disponibilizá-lo a todos os envolvidos.

Para isso, o cronograma deve conter as seguintes informações:

• data e hora da auditoria;
• as atividades que serão avaliadas;
• os nomes das pessoas envolvidas e outros pontos.

Cada auditoria é realizada em etapas, que possuem prazos que até podem ser flexíveis, mas o ideal é que tudo esteja no prazo para não prejudicar a produtividade e o desempenho geral da empresa.  

5. Possua um sistema de gestão 

É possível perceber que a organização é muito importante ao longo do processo de auditoria e a tecnologia é uma excelente ferramenta para se preparar quando se pretende contratar esses serviços.

Por isso, não podemos deixar de grifar quão significante é investir em um sistema de gestão, assim como uma gestão mais próxima dos colaboradores.  

Com a ajuda de um software, é possível, por exemplo, eliminar tarefas manuais, estruturar os processos internos, garantir a integridade e segurança das informações e melhorar a comunicação entre os departamentos.  

6. Realize simulações e testes 

Como procedimento de auditoria será realizado testes para avaliar os processos internos, como, por exemplo, teste de controle interno que busca certificar-se de que o nível de segurança é satisfatório, considerando os riscos envolvidos. 

 Portanto, antes da realização da auditoria, é bom realizar simulações ou testes, a fim de corrigir com antecedência erros que poderiam ser indicados no decorrer da auditoria.

Não é possível determinar um modelo único de teste, pois eles variam muito em conformidade com as particularidades e características de cada empresa.

São as características individuais de cada empresa que vai determinar o nível de riscos, os processos e os controles internos da organização, tal como os testes que serão realizados. 

7. Controle de documentos 

Se preparar para uma auditoria externa é imprescindível, pois pode ajudar a empresa a economizar tempo e dinheiro durante o processo.  

Para ser eficaz, a auditoria precisa de um bom planejamento. Especifique a equipe que realizará esse trabalho e quem será o líder.

Determine as atividades que serão executadas e tenha, principalmente ,o controle de seus documentos.

Afinal, o procedimento de auditoria envolve a análise de diversos documentos e dados, que serão solicitados no decorrer do processo como evidência de auditoria.

Por isso, tenha controle destes registros, o que agilizará a auditoria, reduzirá os custos e otimizará o trabalho.  

Para o controle e uma melhor organização recomenda-se que esses documentos estejam em formato eletrônico ou digitalizados e de preferência nomeados, organizados por pastas e separados por função, data, conteúdo ou por um padrão mais conveniente para a empresa.

Isso facilitará a seleção e o encontro de arquivos, além de facilitar o envio para os auditores. 

Para isso, é importante adotar medidas eficazes de controle, avaliação e aprimoramento dos processos internos, sempre com vistas à observância aos padrões de qualidade.

Para auxiliar a empresa também é possível contratar uma consultoria que poderá assessorá-lo nesses assuntos.  

Preparado para uma auditoria externa?

Auditorias externas são um passo essencial para os mais diversos empreendimentos.

Tão somente por meio desse passo, é possível estar de acordo com as normas legais, além aumentar sua credibilidade terceiros.

Converse conosco aqui da Alianzo e entenda melhor como nossa equipe de auditores/consultores pode lhe auxiliar.